Näin hidastaja hoitaa palaverit

Kuinka monta palaveria istut viikossa? Viikkopalaveri, tuotantopalaveri, tiimipalaveri, suunnittelupalaveri, palautepalaveri, asiakaspalaveri, lounaspalaveri, yhteistyöpalaveri?

Palaverit ovat kaikkein tärkeimpien asioiden päätöksiä varten. Hidastajalle palaverien kohtuullinen määrä ja jämäkkä sujuminen on tärkeää, jotta työaika pysyy kurissa ja jotta aikaa jää myös energisoiville tauoille.

Näin palaverit palvelevat tarkoitustaan ja samalla keventävät työpäiviä:

1. Päättäkää etukäteen palaverin mitta ja pysykää aikataulussa. Parhaat palaverit ovat maksimissaan puolen tunnin mittaisia.

2. Älä myöhästy sovistusta aloitusajasta.

3. Kutsukaa palaveriin vain ne, joilla on jotain annetavaa asialle. Liian monen mielipiteen kuuleminen vie turhaa aikaa ja keskeyttää liian monen työn. Esimerkiksi 20 hengen organisaatiossa koko jengin koolle kutsuminen kaksi kertaa viikossa vie työtunteja 40 (ja lisäksi työn keskeytyksestä johtuvan ajan). Kutsukaa palaveriin myös joku, joka osaa ja jolla on valta päättää asioista.

4. Tehkää palaverista etukäteen kokouslista, jossa on kirjattuna kaikki ne asiat, joista pitää päättää (huom! ei siis asiat ”jotka pitää käydä läpi”). Kokouslistan pohjalta jokainen palaveriin osallistuva valmistautuu omaan osuuteensa mahdollisimman hyvin. Yhteenkään palaveriin ei siis pitäisi mennä tekemättä valmistelevaa työtä sen eteen.

5. Palaverin päätyttyä kaikilla läsnä olleilla on työlista, jonka täytyy olla toteutettavissa. Palaverissa tehdyt päätökset on kirjattava ja sitten niitä on noudatettava.

6. Palaveri ei ole tauko muista töistä tai meditointia varten, palaveri on työtä päätöksiä varten. Älä siis korvaa palaverikahvilla energisoivaa ja rauhallista päivätaukoa. Jos koet, että sinusta ei ole hyötyä palaverissa, pyydä vapautusta.

7. Mitä vähemmän palavereja on ja mitä lyhyempiä ne ovat, sitä rauhallisemmin saa tehdä muut työt. Hidastaja tietää, milloin kuuluu liikkua kuin kilpikonna – ja milloin kuin jänis. Kyse on priorisoinnista.

Lähteet:

Karin Lilja: Vähempi parempi – 77 keinoa, jotka muuttavat elämäsi, Aurinko Kustannus 2009

10 syytä, miksi töissä pitäisi hidastaa

Aiheeseen liittyviä tuotteita Hidasta elämää -puodissa: