Jos yrität parhaasi ja annat kaiken energiasi, etkä siltikään saa töitäsi tehtyä määräajassa tai työajan puitteissa, syy saattaa olla omassa työtavassa, mutta yleensä vastuu kiireestä ja tehottomuudesta valuu johtamiseen ja sen tapaan.
Jokainen johtaja ja esimies organisoi paitsi omaa aikatauluaan, mutta joutuu myös suunnittelemaan työntekijöidensä järkevää ajankäyttöä. Puhutaan aikajohtamisesta. Mikäli aikajohtaminen yrityksessä on epäonnistunut, kaikki ovat kiireisiä eikä kukaan saa työtään tehtyä työajan puitteissa.
Neljä syytä kiireeseen ja tehottomuuteen työssä:
1. Luopumisen vaikeus
Työ- ja bisnestantereella tulee vastaan koko ajan uusia työtehtäviä, innostavia projekteja ja haastavia tavoitteita. Sitä pidetään kasvun ja kehityksen edellytyksenä. Mutta samalla kun uusia asioita tulee, pitäisi osata luopua vanhoista. Jos esimies ei osaa priorisoida, jokainen yksittäinen työtekijä joutuu tekemään sen itse.
Luopumisen vaikeus johtunee siitä, että ihminen on luonnostaan keräilijä. Aikojen saatossa on kerätty marjat ja sienet. Nyt kerätään kotiin tavaraa, ja mielelle (vain) positiivisia kokemuksia, lisää meriittejä, enemmän kasvua ja uusia asiakkaita ja projekteja. Monesti vain unohtuu, että elämä on flow’ta, jossa asioita alkaa ja asioita loppuu – luonnollisesti. Jossain vaiheessa kerätyt marjatkin hupenevat.
2. Muumioituneet toimintatavat
Työpaikoilla peräänkuulutetaan muutosmyönteisyyttä: yksittäisen työntekijän pitää olla joustava työmäärän ja laatuvaatimusten suhteen. Mutta silti organisaation jokapäiväiset toimintatavat eivät usein pysty muuttumaan tilanteiden mukana.
Vaikka olet saanut uuden lisäprojektin, sinun odotetaan silti istuvan viikkopalaverissa. Voisiko palaverin jättää pois tai lyhentää? Onko sinun työpaikallasi aikajohtaja vai oletko itse oman kellosi herra?
3. Työn määrällinen mittaaminen
Yhä enemmän työelämässä korostuvat yhteistyökuvot, ihmissuhteet ja verkostoituminen, mutta silti työn onnistumista ja hyvää työntekijää mitataan Excel-taulukoiden avulla. Kaikki aika tulisi käyttää lyhyentähtäimen käyrän kasvattamiseen.
Ajatellaanpa vaikka myyjää: Ensin pitää olla suhteet ja verkostot, sitten tulee tulos. Siksi myyjät yleensä ovatkin provisiopalkalla. Mutta sama pätee myös esimerkiksi palveluammattiin: Excel-taulukossa ei näy (heti), kuinka monta hymyä tarjoilija on jakanut vaan kuinka monta olutta hän on myynyt. Tai: suuret tai pienet verkostot tai asiakkuuskontaktit solmitaan yhä useammin ”aikasyöpössä” eli Facebookissa.
4. Tietotaidon laajeneminen
Työhön tuodaan yhtä aikaa lisää uusia kehittämishankkeita, työvälineitä ja toimintatapoja, joihin kouluttautuminen vie aikaa ja jotka saattavat olla keskenään ristiriitaisia.
”Työnkuvan laajeneminen” lienee tuttu ilmiö monelle. Vaikka työnkuvan laajeneminen tarkoittaisikin kohtuullista työmäärän lisääntymistä, yhtäkkiä pitääkin olla mukana useammassa palaverissa ja koulutuksessa, hallita useampi ohjelma ja käyttöjärjestelmä. Markkinointiassistentti on yhtäkkiä myös tiedottaja. Tuottaja on myös sihteeri. Tarjoilija on myös tiskaaja.
(Jaottelu perustuu K. Launiksen ja A-L. Niemelän Kiireen kantapäillä -tutkimukseen.)
Lähteet:
Timo Lampikoski: Hidasta! Ajankäytön valinnat arjessa ja työssä, PS-kustannus, 2009
Anthony de Mello: Havahtuminen, Like, 1999
, Like, 1999LUE MYÖS: 10 syytä, miksi töissä pitäisi hidastaa
