Älä elä vain työlle – 5 vinkkiä liiallisen työmäärän taklaamiseen

Sirkkaliisa Kulmala johtaa Valiolla henkilöstön kehittämisestä vastaavaa tiimiä ja nauttii näköalapaikasta globaalin elintarvikeyrityksen uudistumisessa. Lissun sydän sykkii hyväntuuliselle yhdessä tekemiselle sekä jatkuvalle itsensä ja porukan haastamiselle niin töissä kuin kotona ihanan miehen, seitsemän lapsen ja koiran kanssa.


Työ on monille, myös minulle, tärkeää ja tuo mielenkiintoista sisältöä, haasteita ja onnistumisen kokemuksia elämään. Elämme kuitenkin aikaa, jolloin työn ja tiedon määrä kasvaa ja aikataulupaineet kiristyvät jatkuvasti. Työn hallitessa liiallisesti elämää se voi uuvuttaa fyysisesti ja henkisesti, sekä kapeuttaa kykyä ajatella uusilla tavoilla ja uudistua. Jotta työssään voi olla hyvä, tarvitaan elämään muutakin sisältöä; virikkeitä, lepoa ja aikaa niiden kanssa, jotka ovat kaikkein rakkaimpia. Työ on kuitenkin vain yksi osa elämää, ei koko elämä. Usein ihmiset, joilla on läheisiä ihmissuhteita joko perheen tai ystävien kautta, mielekkäitä harrastuksia, monipuolisia kiinnostuksen kohteita sekä aikaa toipumiseen, liikkumiseen ja lepoon, ovat myös monipuolisia ja tehokkaita työntekijöitä.

Kaikki, mitä uusi tutkimustieto on viime vuosina tuonut tullessaan aivojen toiminnasta, tukee sitä, että ihmisen ei kannata käyttää liikaa aikaa työntekoon; keskimäärin 8 tuntia tehokasta työaikaa on oikein hyvä. Liian pitkät työpäivät eivät paranna tuloksia, vaan kyky saada asioita aikaan heikkenee. Stressi kuluttaa aivoja ja vähentää kykyä luovuuteen, ongelmanratkaisuun ja arvostavaan vuorovaikutukseen muiden kanssa. On mielestäni hienoa, että tämä monen oma arkikokemus on saanut paljon tieteellistä tutkimusta tuekseen.

Reflektointi avuksi – miten minä voin muuttua edistääkseni asioita?

Jos tuntuu, että työt junnaavat paikallaan, päivät venyvät eikä lista lyhene, voi tutkia ja kyseenalaistaa omia toimintatapojaan. Perusteellisen ja tarkan ihmisen voi olla vaikeaa delegoida asioita muiden tehtäväksi.

Menemme ison osan työpäivää autopilotilla eteenpäin ja sitä on hyvä kyseenalaistaa aika ajoin; jättää pois vanhaa ja ottaa uutta tilalle; mennä epämukavuusalueelle ja venyttää omia rajoja voidakseen kehittyä pitkällä aikavälillä. Voisinko tehdä jotkin työt tai työvaiheet toisin, jotta työaikaa ei menisi niihin jatkossa niin paljon?

Yksi haaste, jonka olen huomannut pitkän esimiesurani aikana, on se, että meillä kaikilla on erilainen motivaatiorakenne; eri työt ovat eri tavalla kiinnostavia. Meillä on yleensä taipumus tehdä mieluimmin niitä töitä, jotka ovat kiinnostavia ja innostavia ja missä oma osaaminen on parhaimmillaan. Valitettavasti työnantajalle tärkeysjärjestys ei aina ole sama, ja tästä syntyy ristiriitoja ja epäselvyyttäkin. On hyvä pohtia omaa työtään myös tästä näkökulmasta; käytänkö aikaa työssä sellaiseen, joka on minusta todella mielenkiintoista, mutta ei yrityksen näkökulmasta tällä hetkellä kaikkein tärkeintä? Saan aina välillä itseni kiinni siitä, että olen tekemässä töitä, joista nautin todella paljon, mutta jotka eivät ehkä sillä hetkellä ole ”prio 1” -listalla työnantajalleni.

Vastuu omasta työkyvystä

Jokainen aikuinen ihminen on työpaikalla ja elämässä vastuussa itsestään. Jos tuntuu, että ei suoriudu omasta työstä järkevässä ajassa, on keskusteltava esimiehen kanssa ja pohdittava, mistä se johtuu. Onko tilanne ohimenevä vai jatkuva? Ovatko työvälineet kunnossa? Voiko aikatauluihin ja järjestykseen vaikuttaa? Saako itse vaikuttaa siihen, milloin ja missä työtä tekee? Autonomia parantaa työmotivaatiota ja tehokkuutta merkittävästi.

On selvitettävä mistä kuorma johtuu, eli onko työn tavoitteet ja prioriteetit määritelty selkeästi? Entä tietävätkö muutkin tiimissä, mitkä työsi tavoitteet ja prioriteetit ovat? Yleensä ei ole mahdollista, että kaikki työ on yhtä tärkeää ja kiireellistä. Jos entisten töiden ”päälle” tulee uusia töitä, pitää sopia siitä, mitä jätetään pois tai tehdään toisin. Voidaanko laskea laatutasoa, kuinka paljon ja missä asioissa? Lisätyön antajalla on velvollisuus ilmaista miksi sitä annetaan, mitä tarkoitusta lisätyö palvelee ja voiko vanhoja tehtäviä muuttaa ja uusia miettiä tehtäväksi eri tavalla kuin oli alun perin ajateltu.

5 viisi vinkkiä liiallisen työmäärän taklaamiseen

1. Hyväksy ihan hyvä

Vaikka sinulla olisi halu tehdä täydellistä ja viimeisteltyä ja nautitkin ehkä siitä, niin usein se ei ole mahdollista eikä kannattava strategia. Olen huomannut, että oma rima on myös usein korkeammalla kuin muiden, ja siksi aina välillä hämmästynkin, kun se itselle juuri ja juuri kelpaava onkin toisten mielestä oikein hyvä.

2. Priorisoi

Täsmennä esimiehesi kanssa työsi tavoitteet ja niiden priorisointi ja keskity tärkeimpiin ensin. On mahdotonta onnistua työssä, jos ei tiedä, millaisia tuloksia odotetaan. Jos tavoitteet ovat epäselvät, se aiheuttaa stressiä ja usein myös turhaa työtä, joka taas vie työaikaa. Mikäli työlistallesi ilmestyy töitä, jotka eivät mitenkään liity aiemmin asetettuihin tavoitteisiin, käy keskustelu siitä, mitä jätetään tekemättä ja miten prioriteettilistaa muutetaan. Muista keskustella muutoksista niiden kanssa, joiden työ liittyy sinun tehtäviisi, sillä prioriteettilistan muuttuminen on usein tieto, jonka muutkin tarvitsevat omaa etenemistään varten. Vanha kunnon neuvo pätee myös siihen, että kannattaa tehdä aamulla ensimmäiseksi kaikkein ikävimmät hommat alta pois, jolloin loppupäivä sujuu iloisemmassa tunnelmassa.

3. Keskity vain siihen, mihin voit vaikuttaa

Turhaa stressiä ei kannata ottaa asioista, joihin ei voi vaikuttaa. Mieti aina ensin, onko sinulla jokin sellainen ratkaisuehdotus, joka toisi asiaan paremman lopputuloksen? Kritiikki ilman ratkaisuehdotusta on valittamista. Muutos työssä on normi ja sen hyväksyminen osaksi työelämää helpottaa valtavasti. Aikaa ei kannata käyttää muutoksen vastustukseen, vaan ottaa selvää, mitä sinulta uudessa tilanteessa odotetaan ja alkaa hommiin.

4. Kaikkea ei voi saada

Työelämä, kuten muukin elämä on valintoja. Suunnittele oma työaikasi huolellisesti ja tee valinnat tavoitteiden kautta; mikä tekeminen edistää niiden saavuttamista eniten? Itse olen joutunut joskus tinkimään osallistumisesta mielenkiintoisiin projekteihin, seminaareihin ja tapaamisiin tai jopa omasta kehittymisestä ja valmennuksesta eli olen opetellut sanomaan ”ei” mukavillekin asioille. Terve itsekkyys töissä tuo sopivissa määrin käytettynä parempia lopputulemia. Toki on vaikeaa yksiselitteisesti määritellä, milloin on hyvä sanoa ei ja milloin taas lähteä mukaan uuteen. Kollegan auttaminen kuitenkin usein palkitsee oppimisella ja yhteisten tavoitteiden edistymisellä, luo yhteisöllisyyttä ja antaa mahdollisuuden pyytää itsekin apua. Silti rajansa kaikella.

5. Kyseenalaista

Tarkastele jatkuvasti omaa tapaasi tehdä asioita ja ota mallia muista. Tutkimuksissakin on todettu, että tehokkaiden työntekijöiden joukossa työskentely tekee kaltaisekseen. Yritän itse oppia muilta vinkkejä siihen, miten voisin tehdä asioita paremmin, helpommin, nopeammin ja laadukkaammin. Olen ollut onnekas, kun ympärilläni on aina ollut fiksuja ja taitavia työkavereita. Uskon matkimalla oppimiseen ja kopiointiin. Kaikkea ei tarvitse keksiä itse ja kannattaa olla rohkea ja kysyä, miten joku toinen on tehnyt saman asian. Kysy myös rohkeasti työkavereilta palautetta ja ota saamastasi palautteesta opiksi!

Haastan seuraavaksi kirjoittajaksi palvelujohtaja Teemu Naumasen Keskon Kaupan palveluista.

Sirkkaliisa Lissu Kulmala
Senior Vice President HRD
Valio Oy