Jos työnantajasi on sitä mieltä, että työtahdin hidastaminen on laiskottelua, tulosta tämä argumentointilista avuksesi ja käy se pomosi kanssa läpi. Kaikki argumentit eivät sovi kaikkiin töihin, mutta moni ajatus on sovellettavissa.
Lähtökohtaisesti hidastaminen työympäristössä tarkoittaa priorisointia, ja priorisointi lisää tuottavuutta. Ja tuottavuus on taikasana, joka saa työnantajasi korvat hörölle.
Hidastava työntekijä taas kokee parhaimmillaan olevansa oman (työ)elämänsä kuljettaja eikä pelkkä matkustaja. Tällä taas on kauaskantoisia, positiivisia vaikutuksia yksilön, työyhteisön ja sitä myötä myös koko yhteiskunnan näkökulmasta.
1. Vähemmän on enemmän
Työnantajan näkökulmasta: 1800-luvulla elänyt taloustieteilijä Vilfredo Pareto kiteytti tuottavuuden niin sanottuun Pareton lakiin: 80 % tuloksista syntyy 20%:sta vaivannäöstä ja käytetystä ajasta. Työntekijän tekemää työtä kannattaa siis priorisoida rajusti. Tämä tarkoittaa hyvää työnohajusta ja strategista suunnittelua. Miksi istuttaa työntekijää 40 (+) tuntia viikossa työpaikalla, jos sama tulos syntyy pienemmälläkin tuntimäärällä, jolloin pidentynyt vapaa-aika pitää työntekijän onnellisempana eli työkuntoisena pidempään?
Työntekijän näkökulmasta: Kun voi keskittyä olennaiseen, työ palkitsee enemmän, eli työn tulos näkyy myös tekijälleen. Kun priorisoidusta työstä on palkintona vapaa-aikaa, ei tarvitse keräillä voimia kahvitauoilla, pitkillä lounailla ja nettisurffailulla, jotta jaksaa taas kahdeksantuntisen työpäivän. Kun työ on tehty, vaikka jo parin tunnin jälkeen, voi lähteä kotiin iloitsemaan ansaitusta vapaa-ajasta.
2. Keskittyminen paranee
Työnantajan näkökulmasta: Kun työntekijällä ei ole liikaa asioita meneillään ja useita asioita jonossa, hän tekee senhetkisen yksittäisen työnsä tehokkaammin eli tuottavammin. Jos työntekijällä on tunne, ettei hän ehkä ehdi tehdä kaikkea päivän aikana, hän ei pysty täysin keskittymään senhetkiseen työhönsä ja usein lamaantuu. Ovatko siis kaikki palaverit tärkeitä? Voisiko sähköposteja ja puhelinta ohjelmoida niin, että niihin reagoitaisiin kerran tai kaksi päivällä – ei online? Voisiko turhat toimet korvata esimerkiksi keskittymistä eli tehokkuutta parantavilla tehotorkuilla? Nokkaunet nukkunut työntekijä tekee esimerkiksi vähemmän virheitä.
Työntekijän näkökulmasta: Kun saa tehdä työnsä rauhassa, keskeytyksettä ja tietäen, että kykenee sen tekemään, työnteko on mielekkäämpää ja työt hoituvat tehokkaammin.
3. Puuhakas ei ole tehokas
Työnantajan näkökulmasta: Kun työtekijältä ostetaan aikaa, on tiedostettava, että hän ei voi olla pidemmällä tähtäimellä tehokas kahdeksan tuntia päivässä viisi päivää viikossa. Ja koska ”ahkera” työntekijä haluaa näyttää tehokkaalta, hän on puuhakas. Eli hän käyttää energiaansa työnantajansa miellyttämiseen sen sijaan, että hoitaisi tuottavimmat työtehtävät ja lähtisi kotiin tai tauolle keräämään energiaa. Puuhakkuus stressaa työntekijän aivoja – turhaan.
Työntekijän näkökulmasta: Älä käytä energiaasi turhan puuhasteluun, vaan kerää energiaa sama aika; jos työnanataja ostaa sinulta aikaa, pidä energisoivat tauot, koska et pääse yhtään aiemmin kotiin tankkaamaan voimavarojasi. Ja ennen kaikkea: hyväksy, ettet voi olla tehokas 40 tuntia viikossa, kukaan ei voi, ainakaan pitkässä juoksussa.
4. Energia liikkuu sykleissä
Työnantajan näkökulmasta: Koska työntekijän kyvykkyys, mielenkiinto ja henkinen kestävyys voimistuvat ja heikentyvät syklisesti, hitaat jaksot työssä ovat vastapaino tiheille kausille. Kuten myös riittävä vapaa-aika on vastapaino työlle. Hitaita jaksoja ei siis pidä tupata täyteen puuhastelua, koska se on aina pois kokonaisuudesta eli pitkän tähtäimen tuloksesta.
Työntekijän näkökulmasta: Silloin kun on energinen olo, työteko maistuu. Ja silloin kun se maistuu, on tyytyväinen olo.
5. Hyvät päätökset lisääntyvät
Työnantajan näkökulmasta: Kun työntekijän työrytmissä hitaat ja nopeat vaiheet vaihtelevat tasapainoisessa suhteessa, hän pysyy terävä ja tyynenä. Tämä taas tarkoittaa myös tiukoissa tilanteissa hyviä päätöksiä – isoja tai pieniä, mutta aina työnantajan kannalta positiivisia. Taukojen ja vapaa-ajan lisääminen ovat siis kuin rahan laittamista pankkiin, eivät rahan kuluttamista.
Työntekijän näkökulmasta: Kun tuntee olonsa teräväksi ja selkeäksi, on itsevarmempi, tekee hyviä päätöksiä, ja voi kokea onnistumista omassa työssään. Hyvistä päätöksistä saa usein myös kiitosta, mikä lisää tyyytyväisyyttä työhön.
6. Kuunteleminen ja aistiminen parantuvat
Työnantajan näkökulmasta: Kun työntekijä ei ole stressaantunut ja liian kiireinen, hän pystyy kuuntelemaan esimerkiksi asiakastaan paremmin ja näin myös arvioimaan asiakkaan tarpeita paremmin. Asiakas kokee myös miellyttävän tilanteen, jossa hänen asioistaan ollaan oikeasti kiinnostuneita ja häneen halutaan käyttää aikaa. Ei-stressaantunut eli herkkyydeltään hyvä työntekijä pystyy myös nopeasti aistimaan, kannattaako kyseisen asiakkaan kanssa tehdä perusteellista työtä vai onko asiakas jo päättänyt kielteisen kantansa yhteistyöhön.
Työntekijän näkökulmasta: On palkitsevaa saada kuuntelemalla hyvä mieli toiselle, hyvä ja lähtee kiertämään. Ja on läppäriäkin tehokkaampi työväline, kun pystyy välähdyksen omaisesti tekemään analyysin asiakkaan tarpeista – tai siitä, ettei hänellä ole tarpeita. Tasapainossa oleva ihminen pystyy käyttämään intuitiivista työkaluaan ja luottamaan siihen.
7. Luova ajattelu lisääntyy
Työnantajan näkökulmasta: Jos haluaa työntekijän pystyvän luovaan ajatteluun, on pidettävä huolta, ettei hänen kaikki aikansa ja energiansa mene aikatauluissa pysymiseen. Luova ajattelu on tuottavaa – mikäli siihen on aikaa.
Työntekijän näkökulmasta: Moni on saattanut huomata, että lenkillä, ”naistenhuoneessa” tai muina tyhjinä hetkinä syntyvät parhaat ideat. Ideat voivat olla oman työn kannalta merkittäviä oivalluksia tai jopa koko yrityksen toiminnan kannalta mullistavia. Parhaat ajatukset syntyvät tyhjyydestä, ei-yrittämisestä.
8. Strateginen suunnittelu tulee mahdolliseksi
Työnantajan näkökulmasta: Sekä suuren että pienen linjan strateginen suunnittelu vaatii aikaa, ja se jää usein tekemättä, jos aina on kiire – jolloin taas on aina kiire. Eikä se yleensä näy tuloksessa – ainakaan positiivisena. ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” –sanonta on relevantti.
Työntekijän näkökulmasta: Ajan puute eli kiire johtaa tuulispäänä sinkoiluun, joka on sekä henkisesti että fyysisesti (ja työnantajalle myös taloudellisesti) rasittavaa. Kun on tarpeeksi aikaa strategiseen suunnitteluun, myös priorisointi onnistuu, ja suunnitteluun käytetty aika maksaa itsensä korkoineen takaisin.
9. Uupumuksen välttäminen
Työnantajan näkökulmasta: Liian kiireinen työntekijä uupuu ennemmin tai myöhemmin. Stressin oireita ovat paitsi univaikeuden ja väsymys myös infektiot ja kolotukset. Työntekijä joutuu olemaan paljon poissa töistä, työteho kärsii ja lopulta työntekijä yleensä hakeutuu muualle töihin. Hidas eli tasapainoinen työrytmi sen sijaan pitää työntekijän tyytyväisempänä ja näin ollen myös terveempänä ja motivoituneempana.
Työntekijän näkökulmasta: Moni on sitä mieltä, ettei omalla mielenterveydellä tai elämällä ole hintalappua. Kuitenkin niin usein molemmat myydään kuukausipalkan hinnalla. Jos työ uuvuttaa liikaa, on omaa elämää punnittava uudelleen. Vaikka vastuu tasapainoisesta työtahdista on työnantajalla, vain työntekijä itse tietää lopulta oman pystymisensä rajat.
10. Tästä kaikesta johtuen: tuottavuus lisääntyy
Työnantajan näkökulmasta: Hitaamman rytmin työntekijä on tuottava, sillä hän pystyy priorisoimaan olennaiseen (eli olemaan tehokas), keskittymään paremmin (eli olemaan tehokas), käyttämään energiansa oikein ja oikealla hetkellä (eli olemaan tehokas), tekemään hyviä päätöksiä, kuuntelemaan ja arvioimaan potentiaaliset tilanteet paremmin, saamaan luovia ajatuksia, tekemään merkittäviä strategisia suunnitelmia, ja hitaamman rytmin työntekijä on tyytyväisempi ja sitä kautta myös yleensä pitkäaikaisempi ”tuottaja”. Tässä yhtälössä tärkeintä on muistaa, että kun työrytmi saadaan tasapainoiseksi, ja näin ollen tehokkuus ja tuottavuus kasvamaan, ”ylijäävä” aika on työntekijän – ei työnantajan – omaisuutta. Muuten ollaan taas lähtöpisteessä.
Työntekijän näkökulmasta: Mikä olisikaan parempaa kuin olla vähemmässä ajassa tuottavampi, jolloin saisi palkkioksi lisää vapaa-aikaa, voimia, iloa ja energiaa? Työnantaja olisi tyytyväinen ja työntekijä olisi tyytyväinen.
Lähteet:
Timothy Ferris: 4 tunnin työviikko, Basam Books, 2008
, Basam Books, 2008Malcolm Gladwell: Välähdys – Alitajuisen ajattelun voima, Ajatus Kirjat, 2006
Helsingin Sanomat 1.10.2010: Tehotorkut työajalla -artikkeli
Carl Honoré: Slow – Elä hitaammin!, Bazar, 2006
LUE MYÖS: Näistä syistä työkiireet johtuvat
